Dokumentenlenkungs-Register

Dokumentenlenkungs-Register: Anleitung zur Nutzung

Ziel: Das Dokumentenlenkungs-Register unterstützt Sie bei der strukturierten Erfassung und Verwaltung aller relevanten Informationen zu Ihren Dokumentversionen – komfortabel, intuitiv und datenschutzkonform lokal im Browser gespeichert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Neuen Eintrag erfassen:
  • Füllen Sie das Formular am oberen Rand der Seite aus.
  • Tragen Sie die Dokumentbezeichnung, die Version (Format: Zahlen, Buchstaben, Punkt, Bindestrich, Unterstrich, Schrägstrich), den Freigeber sowie das Gültig-bis-Datum ein.
  • Alle Felder sind Pflichtfelder und werden auf Plausibilität geprüft.
  • Klicken Sie auf das +, um den Eintrag zur Liste hinzuzufügen.
• Einträge bearbeiten:
  • Um einen bestehenden Eintrag zu bearbeiten, klicken Sie in der Zeile des gewünschten Eintrags auf das Stift-Symbol (✏️).
  • Die Eingabefelder werden aktiviert – Sie können nun sämtliche Felder beliebig anpassen.
  • Speichern Sie Ihre Änderungen mit ✔️, oder brechen Sie den Vorgang mit ✖️ ab.
• Eintrag löschen:
  • Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol (?️) rechts in der gewünschten Zeile.
  • Bestätigen Sie in der Abfrage das Löschen des Eintrags.
• Sortieren:
  • Klicken Sie auf die jeweilige Überschrift im Tabellenkopf (Bezeichnung, Version, Freigeber, Gültig bis), um die Einträge nach diesem Kriterium (aufsteigend/absteigend) zu sortieren.
• Suchen und filtern:
  • Geben Sie einen Suchbegriff im Feld "Suche in allen Spalten..." ein, um die Tabelle live zu filtern.
  • Die Suche findet alle Einträge, in denen der Begriff in Bezeichnung, Version, Freigeber oder Ablaufdatum vorkommt.
• CSV-Export:
  • Klicken Sie auf den Button CSV Export, um alle aktuellen Tabellen-Daten als CSV-Datei zu exportieren und lokal abzuspeichern. Umlaute und Sonderzeichen werden beim Export korrekt berücksichtigt.
• Lokale Datenspeicherung:
  • Alle Einträge werden ausschließlich im Browser-Speicher (Local Storage) gesichert und sind jederzeit auch nach einem Seiten-Reload weiterhin verfügbar.
  • Einträge können jederzeit bearbeitet, ergänzt oder gelöscht werden, ohne dass Daten verloren gehen.

Nützliche Hinweise

• Gültig-bis-Datum: Das Gültigkeitsdatum muss in der Zukunft liegen oder das heutige Datum sein, sonst ist keine Speicherung möglich.
• Tastaturbedienung: Alle Aktionen (Sortieren, Editieren, Speichern, Abbrechen) sind auch per Tastatur möglich und barrierefrei umgesetzt.
• Responsives Design: Das Register funktioniert auch optimal auf Smartphones und Tablets; die Anzeige passt sich automatisch dem jeweiligen Ausgabegerät an.
• Datenschutz: Es erfolgt keine Übertragung der Einträge ins Internet. Ihre Dokumentendaten bleiben stets lokal in Ihrem Browser gespeichert.

Tipp: Die Software erspart wertvolle Zeit beim Dokumentenmanagement und stellt sicher, dass Sie keine Fristen und Versionsinformationen mehr aus den Augen verlieren.